Procountor

Analysoinut Appwesome

Mennään suoraan asiaan: oletko koskaan toivonut, että taloushallintosi olisi helpompaa ja vähemmän stressaavaa? Jos vastasit kyllä, niin minulla on sinulle jotain mielenkiintoista. Olen viime aikoina tutustunut Procountor-sovellukseen, ja halusin jakaa kokemukseni kanssasi. Tässä on kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää tästä sovelluksesta, joka on suunniteltu tekemään yrityksesi taloushallinnosta sujuvampaa kuin koskaan ennen.

Kun työpäivä ja verkkoyhteys kulkevat yhdessä

Finago Oy:n tekemä Procountor on yrityskäyttöön suunnattu mobiilisovellus, jonka hyöty näkyy erityisesti silloin, kun taloushallinnon asia tulee vastaan kesken muun työn. Kuitin kuvaaminen tai laskun tarkistaminen puhelimella voi säästää sen, ettei paperi jää auton kojelaudalle tai sähköpostiin odottamaan myöhempää käsittelyä. Käytännössä mobiilikäyttö kannattaa silti ajatella osana yhteydessä olevaa Procountor-ympäristöä, ei erillisenä työpöytäohjelmana taskussa.

Verkko vaikuttaa siihen, milloin mobiilista on eniten hyötyä. Jos olen asiakkaan luona tai matkalla, voin hoitaa sopivan pienen taloushallinnon tehtävän heti, kun yhteys toimii. Hitaalla tai katkeilevalla yhteydellä taas en jättäisi kiireellistä maksua tai laskun tarkistamista viime hetkeen. Tärkeä käytännön tapa on varata tällaisille asioille hetki vakaassa yhteydessä ja tarkistaa lopuksi, että työ todella valmistui.

Mikä on Procountor?

Ensinnäkin, mikä tämä Procountor oikeastaan on? Kyseessä on kattava taloushallinnon ohjelmisto, joka on erityisesti suunniteltu pk-yrityksille. Se yhdistää kirjanpidon, laskutuksen, palkanlaskennan ja paljon muuta yhdeksi saumattomaksi paketiksi. Ajattele sitä kuin henkilökohtaisena talousassistenttinasi, joka ei koskaan nuku.

Helppokäyttöinen Käyttöliittymä

Kun avasin sovelluksen ensimmäistä kertaa, olin melko vaikuttunut sen selkeästä ja intuitiivisesta käyttöliittymästä. Kaikki on järjestetty loogisesti, ja tärkeimmät toiminnot ovat helposti saavutettavissa. Tämä on erityisen tärkeää, jos et ole taloushallinnon asiantuntija mutta haluat silti pitää asiat järjestyksessä.

Selkeys ei kuitenkaan poista sitä, että taloustietojen käsittely vaatii huolellisuutta. Puhelimella on helppo tehdä nopea tarkistus, mutta pieneltä näytöltä ei aina ole mukavinta arvioida laajaa kokonaisuutta tai vertailla useita tietoja rinnakkain. Minusta hyvä työnjako on hoitaa mobiilissa yksittäiset, rajatut tehtävät ja siirtyä laajempaan näkymään silloin, kun lasku tai tapahtuma vaatii tarkempaa perehtymistä.

Monipuoliset Ominaisuudet

Nyt puhutaan ominaisuuksista, koska niitä riittää. Procountor tarjoaa muun muassa seuraavat:

• Automatisoitu kirjanpito
• Helppo laskutus ja myyntireskontra
• Palkanlaskenta ja henkilöstöhallinto
• Raportointityökalut, jotka antavat sinulle selkeän kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta
• Integraatiot muihin järjestelmiin, kuten verkkopankkeihin

Nämä ominaisuudet tekevät Procountorista todella kattavan työkalun kaikenkokoisille yrityksille.

Arjessa tärkeä ero on mobiilin ja täysimittaisen taloushallintoratkaisun välillä: sovellus on luontevimmillaan asioiden liikkuvassa käsittelyssä, kun taas yrityksen talouden kokonaisuuden ylläpito voi vaatia rauhallisempaa työskentelyä. Jos hoidat itse yrityksen laskuja, kuitteja ja maksuja, mobiilista voi olla apua juuri niiden väliin jäävien hetkien hyödyntämisessä. Jos tehtäväsi on lähinnä tehdä yksittäisiä laskuja ilman tarvetta muulle Procountorin kokonaisuudelle, kevyempi laskutuspalvelu voi tuntua suoraviivaisemmalta.

Kuitit ja laskut käytännön työpäivässä

Kuvitellaan tavallinen tilanne: olet ostanut työvälineen asiakkaalle tehtävää työtä varten ja saat kuitin kassalta. Sen sijaan, että laittaisit kuitin lompakkoon odottamaan kuun loppua, voit käsitellä sen mobiilissa sopivalla hetkellä. Tällainen toimintatapa vähentää unohtamisen riskiä ja helpottaa tositteiden pitämistä mukana taloushallinnon arjessa. Hyöty ei ole niinkään näyttävä ominaisuus vaan rutiini: mitä nopeammin kuitti päätyy oikeaan käsittelyyn, sitä vähemmän paperia ja muistettavaa kertyy myöhemmäksi.

Kannattaa silti pysähtyä hetkeksi ennen kuvan tai tietojen lähettämistä. Tarkista, että kuitti on luettava ja että yrityskäyttöön liittyvä ostos ei sekoitu henkilökohtaiseen menoon. Epäselvää tositetta ei kannata yrittää ratkaista kiireessä puhelimella, vaan merkitä se itselle selvitettäväksi ja palata siihen paremmassa tilanteessa. Tämä on pieni, mutta käytännössä arvokas tapa pitää kirjanpidon aineisto siistinä.

Asiakastuki ja Koulutus

Jos olet joskus jäänyt jumiin teknologian kanssa, tiedät kuinka tärkeää on saada apua nopeasti. Procountorin asiakastuki on ollut todella hyödyllinen minulle. He tarjoavat myös koulutusta ja webinaareja, jotka auttavat sinua saamaan kaiken irti sovelluksesta.

Uuden käyttäjän kannattaa selvittää ensin, miten oma yritys käsittelee kuitit, laskut ja maksut Procountorissa. Yksittäinen sovelluksen käyttövinkki ei korvaa yrityksen sovittua hyväksyntä- tai kirjauskäytäntöä. Jos työskentelet kirjanpitäjän tai muiden työntekijöiden kanssa, yhteiset toimintatavat ehkäisevät tilanteita, joissa sama asia käsitellään kahteen kertaan tai jää odottamaan, koska kukaan ei tiedä kenen vuoro on toimia.

Jos yhteys katkeaa tai työ jää kesken

Taloustietojen kanssa en lähtisi olettamaan, että jokainen keskeneräinen toiminto tallentuu automaattisesti tai jatkuu myöhemmin ilman tarkistusta. Jos yhteys katkeaa maksun tai muun tärkeän tehtävän aikana, avaisin asian uudelleen ja varmistaisin sen tilan ennen kuin yritän uudestaan. Tämä vähentää päällekkäisen käsittelyn riskiä ja on erityisen tärkeää maksuihin liittyvissä tilanteissa.

Myös kiireessä tehty työ kannattaa tarkistaa kerran ennen kuin siirryt seuraavaan asiaan. Esimerkiksi laskun vastaanottaminen ja sen maksaminen ovat eri vaiheita: älä tulkitse sitä, että olet saanut asian näkyviin puhelimeen, merkiksi siitä, että kaikki siihen liittyvä on jo hoidettu. Mobiilissa nopeus on etu, mutta taloushallinnossa pieni varmistus on usein parempi kuin kiireellä tehty korjaus.

Kustannustehokkuus

Taloudellisesti ajatellen, Procountor tarjoaa erinomaisen vastineen rahalle. Vaikka se ei ole ilmainen, sen tarjoamat ominaisuudet ja säästö potentiaalisesti kalliissa kirjanpitopalveluissa tekevät siitä houkuttelevan vaihtoehdon. Ei enää turhaa rahanmenoa!

Mobiilisovellus on ladattavissa maksutta, mutta se ei yksin kerro, millaisia kustannuksia yritykselle syntyy koko taloushallinnon ratkaisusta. Siksi erottaisin sovelluksen hinnan palvelukokonaisuuden hinnasta ennen päätöstä. Jos yritys käyttää jo Procountoria, sovelluksen kokeileminen voi tehdä päivittäisistä pienistä tehtävistä sujuvampia. Jos etsit kokonaan ilmaista kirjanpitoa, laskutusta ja maksamista, en tekisi päätöstä pelkän maksuttoman latauksen perusteella.

Kenelle mobiiliratkaisu sopii?

Minusta tämä on luontevimmillaan yrittäjälle tai työntekijälle, joka käsittelee yrityksen talousasioita myös toimiston ulkopuolella ja haluaa pitää kuitit sekä muut ajankohtaiset tehtävät paremmin mukana arjessa. Se sopii myös ihmiselle, joka ei halua odottaa työpöydän ääreen pääsyä vain yhden pienen asian vuoksi. Yrityksen koko ei yksin ratkaise sopivuutta: tärkeämpää on se, käytättekö Procountorin kokonaisuutta ja onko mobiilissa hoidettaville asioille todellista tarvetta.

Jos taas hoidat taloushallinnon kerran kuussa, teet kaiken kirjanpitäjän kanssa tai tarvitset vain yksinkertaisen tavan lähettää muutamia laskuja, sovellus voi olla turha lisä. Silloin selainkäyttö tai omaan tarpeeseen rajattu laskutusratkaisu saattaa olla helpompi. Puhelimella työskentely ei myöskään ole kaikille mukavaa, varsinkaan kun käsiteltävänä on paljon yksityiskohtia tai haluat nähdä useita asiakirjoja samanaikaisesti.

Käyttäjäkokemukseni

Oma kokemukseni Procountorista on ollut erittäin positiivinen. Se on auttanut minua pitämään kirjanpidon ajan tasalla ilman suurta vaivannäköä. Sovellus on selkeä, monipuolinen ja ennen kaikkea luotettava. Se on kuin olisi oma taloushallinnon tiimi taskussa.

Yrityskäyttöön tarkoitettu sovellus ei silti poista tarvetta huolelliselle tekemiselle. Näytön koko, yhteyden toimivuus ja se, miten yrityksessä sovitaan asioiden käsittelystä, vaikuttavat siihen, kuinka vaivattomalta työ tuntuu. Procountorista saa eniten irti, kun käytät mobiilia nopeisiin tehtäviin ja pidät kirjanpidon tarkistukset sekä epäselvät tapaukset sellaisessa tilanteessa, jossa niihin voi keskittyä kunnolla.

Procountorin nykyinen versio on 3.1.3, ja sovellus on tarkoitettu vähintään käyttöjärjestelmäversiolle 8.1. Sillä on 4,5 tähden keskiarvo 660 arviosta, ja sitä on ladattu yli 10 000 kertaa. Se on ilmainen ladata ja sen ikäraja on PEGI 3; julkaisu tapahtui 27.9.2023. Nämä tiedot antavat yleiskuvaa sovelluksesta, mutta oma sopivuus ratkeaa silti ennen kaikkea sen perusteella, kuuluuko yrityksesi jo Procountorin käyttäjiin ja millaisia tehtäviä haluat hoitaa puhelimella.

Yhteys ratkaisee mobiilin rytmin

Kun yhteys toimii, puhelin auttaa tarttumaan pieneen taloushallinnon tehtävään silloin, kun se tulee mieleen. Kun yhteys on epävarma, järkevämpää on siirtää maksun tai laskun käsittely vakaampaan hetkeen eikä olettaa, että keskeneräinen työ on varmasti mennyt läpi. Jos säästelet mobiilidataa, käytä sovellusta harkitusti ja jätä laajempien tarkistusten tekeminen tilanteeseen, jossa yhteys ja näyttö sopivat rauhalliseen työskentelyyn.

Kokonaisuudessaan, jos etsit tehokasta tapaa hallita yrityksesi taloutta, suosittelen lämpimästi kokeilemaan Procountoria. Se voi olla juuri se työkalu, joka tekee elämästäsi hieman helpompaa ja stressivapaampaa. Kokeile itse ja kerro mitä mieltä olet!